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個人情報保護法の成立後、企業の情報管理に対する意識は高まってきていますが、個人情報などに関する情報漏えいのニュースは跡を絶ちません。こうした情報漏えいは、紙文書の誤廃棄や紛失によるものが多く、紙文書の管理は企業の大きな課題となっています。

「ファイリング・navi」は、こうした紙文書を管理するためのシステムです。

まず、RFIDの付いた専用のファイルに紙文書をファイリングします。ファイルを収納する棚に専用のコントロールキットとアンテナを設置することで、ファイルを出し入れするだけでその情報を自動的に記録します。ファイルの不正持ち出し、返却ミスなどがあった場合は警告音で知らせます。また、ICカードによる個人認証を行ってからでないとファイルを扱えないため、部外者がファイルを扱うことができないように設計されています。

それぞれのファイルには、保存年限などのルールを設定できるようになっており、誤廃棄を防ぎます。これらのファイリングルールは、部署・業務内容ごとに１５０種類以上の基本ルールが専用ソフトに収録されているため、専用ソフトのガイドに従って設定するだけで、簡単にルールを設定できます。

専用ファイルとコントロールキットを用意するだけなので、コストをあまりかけずに導入することができます。

デジタル化の時代とはいえ、まだまだ紙の文書も多いもの。紙の書類の管理に大いに役立ちそうですね。

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