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さらにこのタイムスタンプの有効性を一括で検証する機能を搭載しました。税務調査や社内監査時に、スキャナー保存されたデータに訂正や削除の事実が無かったかを円滑に確認するための昨日として、タイムスタンプの一括検証ツールを搭載しました。任意の期間や種類を指定して対象となる国税関係書類を抽出し、鯛生データに付与されたタイムスタンプを検証し、スキャナー保存以降に改ざんされていないか、タイムスタンプの有効期限が切れていないかなどを一括で検証することが可能です。

また、一般ユーザーは文書管理システムのゴミ箱データをクリアできない設定を追加しました。これにより、一定期間保存する必要のある書類が一般ユーザーによって削除されることを防ぎます。さらに付帯情報と共に、ハードディスクやDVDなど外部の記録媒体へ年度フォルダ単位でアーカイブ保存できる機能を用意しました。

こうした一連の機能は、電子帳簿保存法の電子データ化における規制緩和に対応したものです。このような書類の電子化の流れは今後ますます進んでいくと考えられ、それに伴い改ざんや流出といった管理の徹底が必要となってくるでしょう。指導要領の電子化保存にも活用できそうですね。

文書管理システム「Ridoc Amart Navigator V2」が改正電子帳簿保存法に対応｜株式会社リコー