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習志野市、入退室管理システム導入で放課後児童クラブの連絡帳デジタル化を実現

2024年3月28日

千葉県習志野市では、放課後児童クラブにおいて、ラインズが提供する入退室管理システム「安心でんしょばと」を2022年10月に導入。利用開始から段階的にデジタル化を進め、1年後には、それまで紙で運用していた連絡帳のデジタル化を実現している。

「安心でんしょばと」は、児童の入退室時刻をリアルタイムで伝えるための「入退室メッセージ」と、施設からのお知らせを一斉に保護者に送信できる「連絡メッセージ」機能をそなえる、メール配信の複合システム。学童クラブ等の業務負担軽減に寄与するサービスとして、全国65自治体1,600施設以上の公立学童クラブで導入されている。

 

 

■市内24施設に導入 紙の連絡帳を廃止へ

習志野市は、児童の健全な育成と事故防止を図り、より安全で安心な児童クラブ運営を行うために本システムを24施設(児童約1,200人)で導入した。導入当初は、施設職員、保護者が本システムに慣れるために、段階的な機能解放を進めた。現在は、児童の利用予定時間の確認を本システムで行えるようになり、紙の連絡帳の廃止に至っている。

 

施設職員や保護者が「安心でんしょばと」に慣れるために、段階的な機能解放を進めた

 

連絡帳に記載していた内容は、▽保護者から施設への連絡:児童の入退室の予定時間、欠席予定の連絡等▽施設からの保護者への連絡:学童内での出来事(軽微な怪我)等。

 

■「子供たちと関わる時間増えた」「さらなるデジタル化進めたい」

今回の「安心でんしょばと」導入について、市こども部児童育成課の担当者は次のようにコメントしている。

「本市では、入退室管理システムの導入にあたり、児童の安全性の向上、保護者と施設との確実な情報共有を行うことに加え、児童が入室した際の連絡帳の確認・返却の手間を無くし、職員の負担軽減に繋げたいと考えておりました。

システム導入前は、連絡帳の確認作業に人員を割き、児童1人あたり2~3分の時間をかけていました。導入後は、職員が児童入室前に入退室の予定時間を把握して、施設内での共有用のホワイトボードに転記できるようになったため、子供たちと関わる時間が増えました。これまで保護者へ連絡帳で伝えていた学童内での出来事は、安心でんしょばとの連絡メール機能を使って問題なく行えています。

また、予定実績管理機能の導入に際しては、紙の連絡帳との併用期間を設けました。併用期間は6カ月に及びましたが、そのおかげでスムーズなデジタル化が実現できました。施設職員からの問い合わせも、導入直後は操作に関する質問がほとんどでしたが、「安心でんしょばと」に慣れた今では、「この業務を安心でんしょばとで行えないか」など、積極的な質問が多くなったと感じています。

今後は、システムの児童の出欠席管理や職員の勤怠管理などのデータログを活用して、現在紙で管理しているものを減らし、さらにデジタル化を進めていきたいと考えています」。

 

■習志野市が利用している機能について

◎入退室管理機能
  • カードを読み取り機にかざすことで、入退室時刻を知らせるメッセージが、保護者へ自動的に配信される
  • 入退室時刻は自動的に記録され、管理画面で確認することができる
◎連絡メッセージ機能
  • 施設からのお知らせ(行事予定や不審者情報等)を一斉送信
  • 日時指定配信、グループ・個別配信が可能で、開封確認もできる
  • アンケート機能では、結果が自動的に集計されるため、集計業務の負担が大幅に軽減される
◎予定実績管理機能
  • 保護者がマイページ上で子供の利用予定の登録を行うことで、施設の管理画面に反映
  • 施設側は、予定通りに入退室していない児童・お迎えの有無などを容易に確認できる

 

入退室管理システム「安心でんしょばと」

ラインズ株式会社

千葉県習志野市

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