松江市教委、学校会計書類を電子化「Shachihata Cloud」導入で全49校のペーパーレス推進

松江市は、市内の小・中学校および義務教育学校の全49校を対象に、電子決裁サービス「Shachihata Cloud」（提供元：シヤチハタ）を導入し、会計書類の受け渡しや保管の電子化を開始した。監査に必要な検収印の運用を維持したままデジタル化を実現し、業務効率化とペーパーレス化を強力に推進する。提供元のシヤチハタでは、今回の導入事例のレポートをWebサイトで公開している。

■課題だった書類運搬と差戻し ペーパーレスで迅速処理を実現

松江市教育委員会の学校管理課では長年、各学校で購入する物品等の見積書、請求書、伝票といった大量の紙書類を送達便で取り交わしていた。確認や仕分け、保管の負担に加え、確認作業の遅延や差し戻しによる会計処理の滞り、システムへのスキャン入力といった二重作業が課題となっていた。

今回の電子化により、書類を即時に共有・確認できる環境を整備。不備があった場合の差し戻しにもその場で対応可能となったほか、スキャン作業の撤廃により年間約3万枚のコピー用紙削減を見込む。さらに電子保存機能の活用で、必要な書類の迅速な検索も実現した。

■現場負担の軽減を追求 子供と向き合う時間の創出へ

事前に行われた15校での先行トライアルでは、職員の95％が「印刷枚数が減った」、約80％が「送達時間が短縮した」と回答。全校展開にあたっては、研修動画の作成やオンライン説明会の開催、専用封筒の用意といったサポート策を講じ、現場のスムーズな移行を促した。

市教委は、事務作業の効率化を通じて教職員の負担を軽減し、子供と向き合う時間や学校運営の充実につなげる方針だ。今後は教材費会計など、校内での会計業務への活用拡大も検討を進めていく。

▶︎導入事例レポート

Shachihata Cloud

シヤチハタ株式会社

松江市教育委員会