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教育ICT

【私立学校の校務情報化】システム入れ替えで業務改善 一画面でほぼすべての操作が完了~大商学園高等学校・大阪府

2021年6月8日
ICT戦略室 中村天良 室長

ICT戦略室
中村天良 室長

134年の歴史を持つ大商学園高等学校(奥野正巳校長・大阪府)は、2015年度の情報コース入学生から11iPadを導入。その後、特進コースにも導入し、2016年度にはWiFiを全教室に配備している。2021年度入学生より商業科含め全学科全コースでiPad活用が始まった。さらに、教職員のiPad活用も進めており、これに伴い校務支援システムを2017年度から更新。業務改善に大きな効果があったという。ICT戦略室・中村天良室長に同校の校務情報化の経緯とその効果を聞いた。

大商学園高等学校のICT環境

全教室に大型提示装置を配備。iPadは入学時、学校指定のものを購入し、授業や家庭学習、部活動で活用。学校の教材や連絡の配信、生徒からの提出や質問・相談、保護者からの欠席連絡ができる仕組みも導入。2020年3月の休校時には約3週間で準備し、5月の連休明けから全クラスでオンライン学習に積極的に取り組んだ。

【導入前の問題】
画面遷移が多くミスが多発

ほぼ手書きで進めていた事務や成績処理の効率化を図るため、2011年に校務支援システムや学納金システム等を導入しました。

教員全員で活用を始めたものの、導入した校務支援システムは試験ごとに別画面で素点入力が必要であるなど画面遷移が多く、そのため作業が煩雑になって入力ミスをしやすく、さらにそのミスを見つけにくいこと、教員の誤操作で全体の管理データが影響を受けるためやり直しが生じるなどの課題があり、期待したほどの効率化を感じることはできませんでした。

また、管理権限も細かく設定できず、管理者の負担が大きい点も課題でした。

5年ほどそのまま継続して使用していましたが、成績処理のたびにサポートが必要な教員が一定数いるなど、時間が経過しても解決できないことがあり、もっとわかりやすい仕組みが必要であると感じていました。

そこで、教職員用iPadや生徒用iPadの導入が進んだことでサーバリプレイス等に着手することになり、校務支援システムの入れ替えも同時に検討。2016年、教務の情報部門として新しいシステムを更新することになりました。

かつての仕組みは一部の教員が中心になって検討して導入されたシステムであったことから、今回は教職員全員でシステムを決めようと考えました。

【導入のポイント】
より簡単にできる仕組みを全員で検討

導入のポイントは第一に、より簡単にできるシステムであることです。

次に、生徒や教職員のiPad導入も同時進行で進んでいたことから、iPadで活用できるシステムであること。管理については、権限を細かく設定できること。

教員用iPadは授業活用を目的に導入したものですが、校務活用も同時に進めることで活用が浸透すると考え、iPadによる校務や情報共有も同時に進めていました。職員会議もiPad必須で会議資料閲覧や意見交換に活用しています。

保護者からの出欠連絡やアンケート調査もiPadで管理しています。iPadは音声入力や手書き入力も可能なため、自由度の高い利用が可能です。

インターネット等でこれらの条件を満たす仕組みをいくつか見つけ、3社の説明会を全員参加で行い、点数表もつけ、その結果選定したのがスクールマスター(ウエルダンシステム)です。採点表によると教員や管理者の使い勝手項目では1番でした。

本校は普通科のコースが複数と商業科があり、それぞれ成績のつけ方も異なります。それに対応した仕組みの構築を依頼し、2016年度中に基本の形を導入。2017年度から活用をスタートし、8月には大学入試で必要な調査書を出せるようにしました。

【導入後の変化】
ミスが激減 専門性が不要に

新しいシステムに慣れるのがとても早く、業務改善に大きな効果がありました。予想以上にデメリットがなく、メリットばかりです。

これまでのミスの多くが、入力し忘れ、数え間違い、保存し忘れでした。これが激減したのは、一画面でほぼすべての作業が完結すること、入力したものは随時自動保存され、保存作業も不要なことにあると思います。

業務の流れも改善しました。

これまで、通知表は教務が印刷する必要があり、印刷・配布作業は大きな負担になっていました。担任は印刷後の通知表に、手書きでコメントを入れていました。

現在は担任が自分のペースで印刷できるようになり、その結果、データでコメントを入れる教員が増えました。

指導要録のデジタル化も実現でき、手書き転記は一切不要になりました。これまで作成に1か月程度かかっていましたが、現在は他の業務の合間に進めることができ、だいたい1週間程度で終わるようになりました。

大学入試改革の流れもあり、調査書の項目も増え、生徒の主体的な学びを蓄積していくことが必要です。それに対応できる仕組みになりました。

■専門性が不要に

本校の教員は幅広い年齢層にあり、以前のシステムでは5年使っていたにも関わらず、成績入力のたびに情報担当が呼び出されてサポートしていました。今回は、使い方に関する質問も、導入初期に若干あった程度で、それ以後、質問はほぼなく、それぞれのペースで取り組むことができています。

また、校務支援システムの管理者は、以前は情報担当の教員が対応していました。主な仕事内容は、成績入力のチェック、順位集計、年度替わりの更新と進級・卒業処理、クラス替え設定、履修登録設定などです。現在の仕組みでは専門性が不要になり、現在は専門外の教員が担当しています。情報担当は、iPadの授業活用等、他の分野に力を発揮できるようになりました。

【今後の予定】
クラウド対応やWiFi強化

ICT戦略室の支援内容を広げる

本校では、ICT推進委員会として兼務でiPadや電子黒板の導入・選定を行っていましたが、11iPad環境になるため組織的なサポートが必要と考え、2018年度にICT戦略室を設置。現在、新卒2年目も含めた若手を中心に5人体制で、週1回の定期ミーティングのほか、オンラインや対面で随時情報交換を進めています。

コロナ禍のオンライン授業の実施等で急な研修が必要な際は、5人で同じ内容の研修を複数日程で実施しました。少人数で質問しやすくなり、苦手な人も研修に参加しやすく理解しやすいようにしています。若手のほうが質問しやすい面もあるようです。

大学入試改革も含め今後、高校教育は様々な変革が訪れます。それに対応するため、ICT戦略室の体制強化を予定しています。メンバー増員や外部研修、資格取得など、さらに活発な活動をしていきます。

今夏にはクラウド対応やWiFi環境の強化を予定しています。これが実現すると、教室で、子供の成績を見ながら保護者面談や進路相談をすることができ、校内のどこからでも入力・確認作業ができるようになります。セキュリティについては、校内からのみアクセスでき学外からつながらない仕組みとしています。

教育家庭新聞 教育マルチメディア号 2021年6月7日号掲載

■1日5校限定・私立小中高等学校教職員対象

校務支援システム「スクールマスター」オンラインデモ・相談会

■6月23日15時~ ■6月24日15時~ ■6月25日15時~

詳細・申込はこちら 

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