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教育ICT

私立学校の校務情報化~シンプルな校務処理で働き方改革<ウェルダンシステム>

2019年9月9日
関西教育ITソリューションEXPO特集
香蘭女学校中等科・高等科・学校史資料室長・理科(化学) 船越日出映教頭

香蘭女学校中等科・高等科・学校史資料室長・理科(化学)
船越日出映教頭

昨年130周年を迎えた香蘭女学校中等科・高等科(東京都)では、2011年より、教育のICT化を進めている。2013年に情報委員会をICTセンターに改組してセンター長に就任、2016年に教務部長となった船越日出映教頭は、教育のICT化を進めるなか、教員が気持ちに余裕を持って働ける環境づくりが必要であると考え、校務支援システムの見直しに着手した。「1人ひとりの教員が働きやすくなれば、生徒と接する時間も長くなる。すべての教員が特性を活かせるように働きやすい環境をつくることが必要であると考えた」と語る。

新しい校務支援システムを
3年計画で導入

香蘭女学校では校務処理のためにPCを活用していたが、10年以上継続している既存の仕組みが非効率的である、という声が各方面から届いていた。例えば、時間割、成績処理などの校務について、それぞれの担当でなければ処理できないこと。名簿作成などの同じ処理を異なる部署ごとに行っていること。担任は、出欠席のデータを異なる部署にそれぞれ提出しなければならない。入試と教務のデータ管理もそれぞれが行っており、共有しにくい状況であった。

そこで、「その人でなければできない仕事」ではなく、「誰でもできる作業」へと変えていく必要があると考え、教務部長に就任した2016年、3年計画で新しい校務支援システムの導入に向けて準備を始めた。

学級担任、教科担任、
成績処理担当で課題を整理

校務支援システムのリプレイスの課題は「新システムの選定の時間がない」、「校内のコンセンサス形成が進まない」、「初期投資の予算獲得が難しい」の3点であると考え、この課題の1つひとつに取り組んだ。

まず「教科担当」「成績処理担当」「学級担任」3者の立場で課題を整理。

教科担当者は、「素点」は表計算ソフト(Excel)で作成した指定のファイルに入力、「評点、評定」はCSVファイルに入力して提出と、別々であった。特に、クラスや出席番号が飛び飛びになる選択科目の素点や評定、評点の入力が煩雑であるなど、使いにくさを感じていた。10年以上同じフローで継続していることもあり、昨今指摘されているセキュリティ面にも不安があった。

教務・成績処理担当は、作業フローが煩雑であるため専属となる必要があり、仕事の負担の偏りがあった。また、入学試験から大学進学までのデータ(学籍や成績、模試のデータなど)を連携して活用したいと考えていた。

学級担任は、出欠席データを教務部と総務部の双方に別々に入力して提出しなくてはならないこと、通知表の差し込み印刷の簡略化、指導要録が手書きのため、手間がかかりすぎる点の改善を希望。部活動、委員会、役員、係などの名簿もバラバラで、都度作成が求められており、これらを一元管理して指導要録や通知表に反映・入力したいと考えていた。

EDIXで情報収集

次に着手したのが、情報収集だ。2016年の教育ICT関連の展示会「EDIX」で、10社以上の校務支援システムについて、ブースを訪れてヒヤリング。これまで整理した課題を解決できる仕組みについて相談した。

同校教員の6割以上が女性であることもあり、すべての教職員にとって使いやすいように、操作性の良さを重視して3社に絞り込み、詳細を検討。選定したのがウェルダンシステムの校務システム「スクールマスターZeus」だ。数回クリックするだけで必要な帳票が出力できる操作性や、シンプルなトップ画面などのインターフェイスが女性教員にも好評で、さらに様々な疑問や要望を伝えるなか、柔軟な対応に好感を得た。

ある課題について質問をしたとき、他社は「カスタマイズ」が必要であるという答えだったが、同社からは、具体的なアドバイスを得られたことも決め手になったという。

教職員全員の
コンセンサスを形成

教職員全員のコンセンサスを得ることも重要だ。

これまでのシステムと異なり、一部の教員ではなく、すべての教員が校務処理に係ることになる。そこで、校務処理を教員が無理強いされていると感じないように、共感できる未来を描き、システムのプロトタイプも提示して安心感を醸成。ビジョンは「1人ひとりの教員が働きやすくして、生徒と接する時間を確保する」「すべての教員が特性を活かせるように働きやすい環境をつくる」だ。

「実現したいこと」と「予算」をセットで考え、予算獲得に向け、事務所にもメリットを示した。「信頼を得る」ことは、コンセンサス形成にとって最も重要であると感じているところだ。

初の通知表作成でも質問なし
素点提出締切4分後に帳票印刷

導入時にはマニュアルも作成。特に女性教員はマニュアルをよく読む傾向があるようで、導入後の使い勝手に関するクレームはゼロ。初めての通知表作成に関しても、質問がまったくなかった。
導入により、成績処理工程が減り、校務時間も短縮するなど、想定した効果をすぐに得ることができた。年配の教員も「成績処理が楽になった」と喜んでおり、教員のストレスが軽減され、働き方改革につながった。

選択科目もミスなく入力

「スクールマスターZeus」では、トップ画面から「生徒に関わること」「教務システムに関わること」「中学入試に関わること」を選択できる。

習熟度別に番号を割り振ることで、少人数選択科目やクラス横断の選択科目などを受講した生徒だけ入力できる。ロックをかけておけば違う箇所に入力できず、入力ミスも大幅に減った。

これらにより、成績処理担当は、素点の提出を締め切ってから4分後には、帳票の印刷まで終えることができた。

iPadからカルテ機能で生徒の成績などを見ながら面談を進めることも予定している。

学校独自の帳票も自動化

それまで表計算ソフト(Excel)を使って地道に手作業で行っていた学校独自の帳票も、自動化できた。同校には立教大学への推薦枠があり、その校内判定会議の資料作成は煩雑であったが、クリック1回で作成できるようになった。

校務処理がシンプルになったことから、若手教員や経験の浅い教員にも仕事やポジションを任せやすくなり、教員の働き方改革につながった。

今回のシステム入れ替えにより、「パッケージシステムでできないこと」は即カスタマイズ、ではなく、SEの柔軟性次第で何らかの対応方法がある、と感じている。ウェルダンシステムは、電話ですぐに対応してくれる点も安心感があり、今後もバージョンアップに向けた相談をしていきたいと考えている。

eポートフォリオの連携も計画中

近々では、SNS型eポートフォリオ「Feelnote」と連携して、教務システムとeポートフォリオの連携を図る。校務支援システムのカスタマイブは必要だが、比較的安価に実現できる見通しだ。【7月26日開催・教育家庭新聞社第7回私立公立高等学校IT活用セミナー講演より】


ウェルダンシステムはEDIXブースで私立学校に対応した校務支援システム導入・入れ替えの相談を受け付けている。予約制。当日予約可。

 

教育家庭新聞 教育マルチメディア号 2019年9月9日号掲載

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