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教育ICT

学校徴収金システムを学校導入 集金も支払いも業者が対応~浦安小学校

2024年7月2日
校務DXで業務改善

中央教育審議会答申が示した「学校・教師が担う業務に係る3分類」に基づき、文部科学省では、学校徴収金の徴収・管理は「基本的には学校以外が担うべき業務」とした。

しかし学級担任が担っていた業務をそのまま事務職員にスライドさせることは難しく、人員の加配やシステム導入等、業務の流れを見直す必要がある。

浦安市立明海小学校では2023年度より学校徴収金システムを保護者負担で導入・運用。その後市教委の後押しもあり、今年度から明海小学校に加えて市内5校(浦安小学校、日の出南小学校、明海南小学校、東野小学校、入船小学校)が同様のシステムを導入している。

磯野順一郎教頭は、昨年度は明海小学校で、今年度は浦安小学校で同システムの窓口業務を担当。学校徴収金システム導入の経緯と導入効果、円滑な運用のポイント、2校でシステム運用を経験したことにより気付いたことについて聞いた。

 

業者への支払い業務なし 収入票・出納簿作成も不要

浦安小学校磯野順一郎教頭 (前明海小学校)

浦安小学校
磯野順一郎教頭
(前明海小学校)

明海小学校では当時の学校長のリーダーシップもあり、市内に先駆けて学校徴収金システム「エデュケーショナル 学校モール」(サンワ)を導入しました。

選択の理由は「保護者が日常的に使っている口座を利用できる」「初期費用なし、年間の運営費のみで導入できる」などいくつかありますが、導入・運用負担軽減に関する大きなメリットが「現金紛失や盗難などから子供の安全を守れる」点と「保護者からの集金と業者への支払い業務から学校が解放される」点です。

保護者からの集金に加えて業者への支払い業務も「学校モール」が行うため、学校は「収入票の起票」「学校徴収金出納簿の作成」が不要になりました。

本市の「学校徴収金事務処理マニュアル」においても作成を省略できる旨が明文化されています。

保護者への督促も学校モールの担当が行うため、学級担任は徴収金納入袋の作成・配付や毎月の現金徴収、さらにその場での金額確認、業者への支払いのための仕分け作業と金庫への一時保管、業者への連絡・支払いなどから解放され、学級担任や学年の会計担当の業務が大きく軽減されました。

 

システム導入後、全国から問合せ

システム導入後、明海小学校には全国の自治体や学校から多数の問合せが届きました。学校徴収金について多くの学校が課題感をもっていることが改めてわかりました。

浦安市では教育委員会が中心となり全小・中学校にシステムの紹介があり、さらに5校が導入を決めたと聞いています。

本市では学校ごとに導入を決めているため、市内初の導入校である明海小学校で教頭を務めていた関係から、本年45月には今年度導入したばかりの学校から問合せや質問が届きました。各校、前年度の間に学校モールの導入を検討しているため、実際に運用する4月には、人事異動で職員が入れ替わることもあります。

教職員の異動を考えると町や市単位での導入が望ましいと感じる反面、学校徴収金システム導入のためには保護者の理解と協力が大きなポイントですので、学校が「ぜひ導入して業務改善したい」と考えて進める必要があります。

運用形態は各校により異なり、前任校の明海小学校では「年3回引き落とし」の中で、PTA会費も一緒に引き落とししていましたが、浦安小学校ではPTA会費は現在も現金徴収です。引き落としができなかった場合は、学校モールの担当者がメールやSNSで毎週連絡。3週間経っても入金がない場合は、学校モールから電話連絡もしています。

現在は写真販売や修学旅行・校外学習費もそれぞれの業者と保護者が支払いを直接やりとりする仕組みを導入しており、学校での現金取り扱いがほぼなくなりつつあります

 

スムーズな運用を目指して窓口を複数職員にすることが重要

学校徴収金については「(学校以外が担うべき業務だが)学校が担う場合は、事務職員等が担うべき業務」として文科省から通知が発出されています。

しかし各校に配属されている県の事務職員1人(週5日)は給与等の支払い業務を中心に配当予算の管理や文書の収受など多岐にわたる業務を担当しています。また、市の事務職員1人(週3日)は発注業務や伝票処理を中心に電話対応等の窓口業務の補佐を担っています。

そこに学級ごとの細かい徴収金管理業務を1人の事務職員に移管することは、現状の仕組みや人数のままでは難しい面もあります。

学校モールの具体的な運用の流れとして、学校モールのWebサイトにアクセスし、各学年の注文内容と業者の請求額の整合性の点検・承認があります。

同じ学年でも子供により購入内容や集金額が異なるので確認作業は必須です。

「保護者への口座振替用紙の配付・回収」「QRコードによる保護者の学校モール登録への促進」もシステム導入による新たな業務です。これらの新たな仕事について、本システムの1年の流れを経験してからは、業務の窓口を学年の会計担当や事務職員に振り分けることができると感じています。

現任校では少しずつ学校モール関連業務の分担を拡げるため、全教職員が学校モールにアクセスできるようにして流れを理解できるようにしています。

業務改善に向けて加配が増えている

学校徴収金システム導入は、教職員の業務改善の取組の1つです。

本校ではこの他、会議の精選や毎週月曜日を掃除と昼休みを短縮する日に設定して教職員の放課後時間を確保するなど学校単位でもできることに取り組んでいます。

この他、県配置によりスクールサポートスタッフが今年度から全校に配置されることとなりました。学習プリントや手紙の印刷、掲示物の作成等、学校現場はとても助かっています。

その他にも市として学年・教科支援教員や学習支援室活用推進教員、理科教育推進教員、ICT支援員、日本語指導員等の配置があり、子供たちの学びが充実しています。

これに加えて会計事務を担当する職員も充実すれば、さらに業務改善が進み、教職員の子供と向き合う時間の確保ができると考えているところです。

学校徴収金システム「エデュケーショナル学校モール」

学校での現金集金や紙請求書の事務処理を不要にし、支払い業務を自動化。入金状況もリアルタイムで確認できる。

未払いについての保護者への連絡や販売業者への入金・会計報告もPC画面上で完結できる。

保護者の電話対応窓口も設置。

教材の購入案内用紙も自動作成して販売や集金のタイミングで管理画面からダウンロード・印刷して保護者に配布することができる。

▼詳細=https://info.gakko-mall.com/

 

教育家庭新聞 教育マルチメディア号 2024年7月1日号掲載

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最新号見本2024年07月16日更新
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