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教育ICT

私学の校務情報化~教員目線の提案で校務が半減以下に 久留米大学附設中学校・高等学校

2022年5月2日
教育ITソリューションEXPO東京 2022 特集

東京大学に30人以上、国公立医学部に60人以上の生徒が毎年のように進学している久留米大学附設中学校・高等学校(福岡県)は、県内屈指の進学校だ。独自の個別指導や成績資料の分析等、長年にわたり蓄積された独自資料により個別最適な学びを実現している。その反面、校務の情報化については、当初導入した教務システムが機能せず、利便性に課題があった。そこで2019年度に検討を開始し、2021年度から全校で新しい仕組みを稼働。課題の多くが劇的に解決したという。同校独自の仕組みを円滑にデジタル化できたポイントについて、前教務部長の白水孝典・高校教頭と、兼行孝幸教務部長に聞いた。

兼行教務部長と白水教頭(左より)

【導入前】
単位制高校向け教務システムを毎年のようにカスタマイズ

当初は本校職員が表計算ソフトで独自開発した仕組みを使っており、その後、単位制高等学校向けの教務システムをカスタマイズして利用していました。しかし、導入した教務システムは定期テスト欠席時の見込み点や評定の算出処理に適応しておらず、教務システムで成績処理したものをさらに表計算ソフトを用いて手作業で処理して教務システムに戻すという作業の必要があるなど利便性に課題がありました。コピー&ペーストやCSV入力にもカスタマイズが必要で、毎年のようにカスタマイズを行う必要があり、製品として疑問も感じていました。何より、帳票ごとに同じような内容を入力するという二度手間、三度手間は改善できるはずであると感じていました。そこで、本校のサーバ更新のタイミングで新しい仕組みを導入することについて職員の同意を得、2019年のEDIX東京(教育総合展)で情報を収集。3社ほどに候補を絞り、導入したのが「スクールマスターZeus」です。

導入の決め手はわかりやすさ

導入の決め手は、製品が分かりやすかったことです。同一系列の仕事はすべて1ページにまとまっており、シンプルで、マニュアルを見なくても教員が活用できそうであると感じました。他の仕組みとは明らかに異なり、教員の仕事を理解して構築されており、これしかない、と思いました。

【準備期間】
SEは教員経験者的確なアドバイスに納得

打ち合わせが楽しかった

本校では年5回の「定期テスト」の他に、各学期の始めに「課題テスト」もあり、各テストの出題内容登録や入力枠、帳票が独自なため、カスタマイズは必須でした。

導入決定後、本校独自の仕組みをシステムに反映させるため、ウェルダンシステムのSEに要望を伝えながらシステムを構築していきました。

SEが教員経験者であるということもあり、教職員がどのような仕事にストレスを感じるのかを理解した提案があり、納得しながらのシステム構築で、打ち合わせを重ねるごとにシステムへの期待も高まりました。

出欠登録もシンプルな仕組みに

通知表のレイアウトを相談した際は、見やすさやデータ連動の方法について、的確なアドバイスがありました。

出欠登録の仕組みも変更しました。以前は毎日、毎時間の出欠を担任が手入力していました。本校は時間割変更も多いため、変更のたびに設定を変更する必要があり、ミスも生じやすい状況でした。かつては欠課時数の報告を文部科学省にする必要があり、その仕組みの名残りがシステムに残っていたのです。

そこで業務削減のため、教科担任が学期ごとにそれぞれの生徒の欠席状況を報告する仕組みとしました。毎時間の入力がなくなったことで、出欠入力ミスの修正作業も含めた担任業務を大幅に削減できました。

これまで行ってきた業務をなくすことに不安はありましたが「入力回数や入力者が増えるほどシステムは複雑になり、ミスも生じやすくなる」というアドバイスにより、決断できました。

新しいシステムへのデータ移行は2020年からです。

高校3年生のデータを完全移行してから下の学年を半年ほどかけて移行し、20214月から新システム「スクールマスターZeus」に完全移行しています。新型コロナウイルス感染症の影響でサーバ納品に遅れがあったにも関わらず、ほぼ当初のスケジュール通りに進みました。

【導入後】
担任・教務業務が半減 様々な帳票を迅速に作成

調査書や指導要録作成時、教務情報や成績情報など複数の仕組みを立ち上げて、必要な情報をピックアップして1つずつ入力する手間がすべてなくなり、担任の業務は大幅に軽減しています。

本校では教科ごとに文系・理系に分けて分析・評価する必要がありましたが、こちらもシステムに反映し、学期末や年度末の多忙感も軽減されました。

教務として大変だったのが、出席日数や成績などで一定基準を満たさない生徒に対する通知文書の作成です。この通知文書も自動化され、教務の仕事がシンプルになりました。

これまではクラスごとに該当生徒をピックアップして1人ひとりの通知文書を作成しており、4日以上かかっていましたが、今では数時間ですむようになりました。

当初、ウェルダンシステムの本社が東京であり、急なトラブルについての対応に不安も感じていましたが、導入後1年を経、距離は問題ではないこともわかりました。現在もリモートや電話で迅速な対応が続いています。

こんな学校にお勧めしたい

様々な情報のデータ化が進み、データ活用前提の社会に移行しようとしています。通知表や指導要録、調査書等のデータを紐づけておくことは、その準備として必須であり、かつ適切な進路指導につながります。

大学入試でも今後、ポートフォリオ等様々なデータが求められるようになります。そのときに慌てないように、今からデータ連携をすませておく必要があります。

これまでも培ってきた新しい「学力観」

4月から新しい学習指導要領が始まりました。本校には東京大学をはじめとする難関大学を志望する生徒も多く、難関大学入試では、基礎学力に加え思考力が徹底的に試されます。そこで、論理的な理解力や重要なポイントを抽出する力、系統的に考察する力などの育成には昔から継続して力を入れています。また、自ら学ぶ姿勢の確立や独自の個別指導、総合学習、中学卒業論文・制作も展開しており、生徒には多様な価値観を尊重し合い切磋琢磨する雰囲気があります。教職員の学び合いも積極的で、これらはすべて、今回の学習指導要領の新しい学力観や教科観に合致していると感じています。

オンライン授業の実施に向けて情報端末(iPad)も導入し、GoogleWorkspaceの利用も始まりました。今年度からすべての学年において11台環境となり、今後は、「情報」との連携も検討するなど、業務が半減したことにより、さらに質を高めることができると考えています。

ウェルダンシステム

私立小中高等学校を中心に約120校が導入している校務支援システム「スクールマスターZeus(ウェルダンシステム)は、生徒情報、教務、進路、学納金、図書、募集、Web出願、入試などあらゆる情報をシステムでつなげることを提案。教員ニーズを元に、年々バージョンアップしている。すべてのデータは常に保存されており、保存し忘れが生じない仕組みを提供。印刷時のプレビュー画面で編集や文字のサイズ調整も可能だ。日本人の名前で利用頻度の高い1470字の外字も登録済。

セキュリティにも配慮。予め決められた教員用端末のみが生徒情報にアクセスできるようにしている。

テレワークにも対応。自宅から校務処理ができるように、データの暗号化や教員端末の識別等の仕組みで生徒情報を守る。オンプレミス、クラウド環境いずれにも対応。クラウド環境でもカスタマイズが可能だ。

 教育家庭新聞 教育マルチメディア号 2022年5月2日号掲載

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